Anwendungen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten haben das Potenzial, eine zeitlich und räumlich versetzte Zusammenarbeit effektiv und erfolgreich zu gestalten.

Damit die Zusammenarbeit reibungslos verläuft, empfiehlt es sich trotzdem, in der Gruppe einige Vereinbarungen zu treffen:

(1) Regeln zur Dateibenennung

(2) Regeln zum Löschen oder Speichern überarbeiteter Dateiversionen

(3) Regeln für die zeitgleiche Bearbeitung heruntergeladener Dateien

Das Problem: Vor allem wenn der Tagesablauf der Beteiligen ähnlich strukturiert ist, kann es passieren, dass  Gruppenmitglieder zur gleichen Zeit auf die Idee kommen, eine Datei auf ihren Rechner herunterzuladen und zu bearbeiten. Wie ärgerlich ist es, wenn man nach stundenlanger Arbeit an einem Dokument die neue Version hochladen möchte und feststellen muss: Ein Anderer hat in der Zwischenzeit eine neue Version abgelegt. Nun ist ein Dokumentabgleich nötig, der sehr zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Die Lösung: Einen solcher Fall lässt sich vermeiden, wenn Sie mit Ihren KollegInnen oder mit den Schülern vereinbaren, wie die Gruppe über die Bearbeitung informiert werden soll. BSCW ermöglicht beispielsweise, am Dateispeicherort eine Notiz mit Uhrzeit zu hinterlassen, dass sich eine Datei in Überarbeitung befindet.