Anwendungen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten haben das Potenzial, eine zeitlich und räumlich versetzte Zusammenarbeit effektiv und erfolgreich zu gestalten.

Damit die Zusammenarbeit reibungslos verläuft, empfiehlt es sich trotzdem, in der Gruppe einige Vereinbarungen zu treffen:

(1) Regeln zur Dateibenennung

Das Problem:  Die einen kennzeichnen die neuste Verson einer Datei mit "neu" hinter dem Dateinamen, die anderen fügen aufsteigende Zahlen vor dem Dateinamen ein. Nachdem mehrere Personen an einem Dokument gearbeit haben, wird es schwer, unter schulprojekt.doc, schulprojektNeu.doc, 1schulprojektNEUNEU.doc die aktuellste Version zu finden. Automatische Sortierungen versagen noch schneller.

Die Lösung: Vereinbaren Sie genau, wie eine Datei benannt und aktualisiert werden soll. Um eine automatische Sortierung auch mehrerer Dokumente zu ermöglichen, empfiehlt es sich, mit dem Thema/Projektnahmen zu beginnen und dann Versionen in Zahlen oder Datumsangaben hinzuzufügen. Überlegen Sie, ob auch der Name des letzten Bearbeiters in einem Dateinamen erscheinen soll. Vermeiden Sie Leerzeichen zwischen einzelnen Angaben, legen Sie aber auch fest, wie Dateiangaben miteinander verknüpft werden sollen. Möglich sind beispielsweise Bindestriche, Unterstriche oder Wechsel zwischen Groß- und Kleinschreibung. Dateinamen könnten dann beispielsweise so aussehen:

Schulprojekt_1_Name.doc

Schulprojekt-101007-Name.doc

Schulprojekt1vornameName.doc

(2) Regeln zum Löschen oder Speichern überarbeiteter Dateiversionen

(3) Regeln für die zeitgleiche Bearbeitung heruntergeladener Dateien